公務員の人事異動の引き継ぎ書類の作り方【この6つで大丈夫】

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現役公務員さん
現在、公務員として働き始めて3年目なので初めての人事異動になりそう。いつ異動になるかわからないから引き継ぎの書類は事前に準備しておきたいけど、何をどう用意していけばいいかわからないので教えてほしい。

 

こういった質問について、お答えします。 

 

この記事の内容

  • 引き継ぎ書類として用意しておくべき種類と作り方について

  • 人事異動先の前任者から引き継ぎを受ける際に注意すべきポイントもあわせて説明します

 

 

この記事の信頼性

この記事を書いているぼくは、

元奈良県庁で公務員として14年働きました。

また、その経験を著書「グッバイ公務員」に

書いて全国出版をしています。(Amazon楽天ブックスでも販売)

 

現在はストーリークリエイターという肩書きで活動しています。

HARU(@harumizuki423)といいます。

 

 

記事「公務員の人事異動と内示の出る時期【ちゃんと知ってますか】」に書いてありますが、公務員の人事異動には、「引き継ぎ期間が短かすぎ問題」がありますね。

何年も担当した業務をこの期間中にパッと引き継ぐのは控えめに言って無理ゲーです。

ですが、普段から引き継ぎ書類を用意しておくことで急な人事異動があったとしてもスムーズに後任者に引き継ぐことはできます。

 

今回は「公務員の人事異動の引き継ぎ書類の作り方」について解説します。

 

 

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公務員の人事異動の引き継ぎ書類の作り方

【前提】まず引き継ぎ書類の様式・テンプレートがないか確認しましょう。

なぜなら、各役所や係で使っているものがあると二度手間になる可能性があるからです。

係長や先輩に確認して所定の様式・テンプレートがなければ任意の様式で作成していきましょう。

 

 

公務員の人事異動の引き継ぎ書類の種類

公務員の人事異動の引き継ぎ書類の種類

引き継ぎ書類を作る前に、どんな書類が必要か確認しましょう。

漏れなく引き継ぐためです。

 

ぼくが引き継ぎを受ける時に用意しておいてもらっていてありがたかったのは次の6つです。

 

  1. 年間スケジュール
  2. 業務マニュアル
  3. 文書ファイルがある棚の場所
  4. パソコンデータの保存先フォルダ
  5. 仕事をおこなう上で必要な関係者の連絡先(名刺)
  6. 引き継ぎ書の表紙(決裁用)

 

この6つがあれば大抵問題はないですね。

 

 

年間スケジュール

新しい部署に配属されて一番困るのは、どの時期にどんな仕事があるのかがわからないことです。

予定がわからないと優先順位もわからずペースがつかめません。

役所は部署によって忙しさは様々で、年間通して忙しい部署もあれば、1年のうち特定の時期に仕事が集中する部署もあります。

あと、国が実施する何年に1度ある監査などの情報もあると助かると思うので、年間スケジュールは必須ですね。

 

 

 

業務マニュアル

一定の基準や法律に則っておこなうような、思考を伴わないルーチン化している業務はマニュアル化しましょう。

作業効率が上がるからです。もしもマニュアルがなければあなたが担当のうちに作成しておきましょう。

 

しかし、機械的にマニュアルを作ってしまうと「なぜこの事業(イベント・相談窓口・制度など)」がおこなわれているのかがなくなってしまうのが一番の問題。担当者の情熱・熱量はなかなか引き継げないんです。「なぜやるのか」という【理由・目的】をしっかり記しておきましょう。

自分の仕事に誇りを持てているとやりがいも変わってきますからね。

 

 

 

文書ファイルがある棚の場所

役所内は文書主義なので、書類が大量にありますよね。

課や倉庫のどこにどんな書類があるかまとめておきましょう。

場所がわからないと作業効率が落ちるからです。

文書ファイルは年度ごとに整理されていて、仕事をおこなう時は、前年度の書類を参考にして処理することも多いです。どの書類がどの棚にあるのかがわかるようにしておきましょう。

 

 

パソコンデータの保存先フォルダ

どのデータがどのフォルダにあるかまとめておきましょう。

文書主義と言っても、パソコンのワードやエクセル、パワーポイントのデータを使って仕事をするからです。所定の様式・テンプレートのデータを使って書類を印刷して上司の決裁を取って意思決定していきます。この元データがパソコンのどこに入っているのかがわからないとものすごく困るので整理しておくことが必要ですね。

先ほどの「業務マニュアル」の中に記載してしまうのもアリです。

 

 

仕事をおこなう上で必要な関係者の連絡先(名刺)

「どの内容は誰に聞くのか」や「問い合わせを受けたらどこに知らせるのか」など、引き継いだ人が円滑に業務を進められるように配慮しましょう。

「役所は縦割り」と言っても、仕事をおこなう時は部署をまたいで仕事するからです。

あと、役所外の企業や団体の方から名刺をもらうことも多いですね。名刺ホルダーでファイリングしておくか、連絡先一覧をエクセル管理したものを引き継ぎましょう。

 

 

 

引き継ぎ書の表紙(決裁用)

これは所定の様式・テンプレートがあるはずです。

実際に引き継ぎをおこなう時には、決裁用の表紙に、上の5つの書類添付して課長まで決裁を受けます。

「これで問題ないね、引き継ぎありがと」っていうお墨付きをもらうためのものです。

直近で対応すべき事務があれば、箇条書きにしてわかりやすくしておけば漏れ落ちなく引き継ぐことができます。

 

 

以上が自分が引き継ぐ書類の内容になります。

逆に、異動先の前任者から引き継ぎを受ける時に注意すべきこともあわせて説明させていただきます。

 

 

 

人事異動先の前任者から引き継ぎを受ける際に注意すべきこと

公務員の人事異動の引き継ぎを受ける際に注意すべきこと

人事異動の内示が発表されて、引き継ぎ期間が7〜14日あると言っても実質前任者からマンツーマンで引き継ぎを受けられるのは1日だけ。しかも2〜3時間です。この間にものすごいスピードで新しい仕事を理解していかなければいけません。

ということで、次の2つは必須です。

  • 聞いたことは全てメモを取っておく
  • 疑問は遠慮なく聞いて解決すべき

 

前任者も異動先で新しい仕事を覚えないといけないので忙しくなりますよね。

すぐに連絡を取れない状況になる可能性が高いのでこのタイミングでしっかり聞いておきましょう。

 

 

まとめ:引き継ぎ書類は進捗管理や年度途中の担当者変更時にも役立つ

  1. 年間スケジュール
  2. 業務マニュアル
  3. 文書ファイルがある棚の場所
  4. パソコンデータの保存先フォルダ
  5. 仕事をおこなう上で必要な関係者の連絡先(名刺)
  6. 引き継ぎ書の表紙(決裁用)

 

引き継ぎ書類は上の6つですが、月締めで作成しておきましょう。

そうすることで突然の人事異動のためだけではなく年度途中の担当変えにも対応できます。

上司のタイプによっても様々ですが、係長からすると、「この業務は〇〇さんしかできない」というのは心細いですね。逆に「この業務はAさんもBさんもできる」という状態だと、どちらかが出張や休暇でも係を運営することができます。係員同士もお互いに任せやすくなるので休暇も取りやすく、雰囲気の良い係になります。そのためにも、いつでも引き継げる状態にしておくのは必要なことですね。

 

引き継ぎがスムーズにすんだら気になるのが人事異動先の人間関係

公務員の仕事のしやすさは職場の人間関係にものすごく左右されるからです。

人間関係で困らないために注意すべき点を下の記事で書いているので興味があればどうぞ。

 

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HARU(@harumizuki423

 

自己紹介公務員歴14年で退職しフリーランスへ。HARUの人生ストーリー

 

 

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ABOUTこの記事をかいた人

HARU/ストーリークリエイター

35歳、2児の父だけど公務員歴14年で退職してフリーランスに。著書『グッバイ公務員』を書籍化するためクラウドファンディングを行ったところ、38日間で115人から609,806円を支援してもらいSUCCESS!!/”安定を捨てての挑戦”を身をもって示します。職業:ストーリークリエイター