残業が減らない原因の1つ?公務員の決裁システムとは

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公務員のタケナカさん
公務員として働く上で、イチ担当者として対外的に行動するにも組織決定を経ておかないというイメージがあります。組織決定を経たことがわかるように企画書にハンコをもらっていく「決裁」というシステムがあることを知りました。この「決裁」のシステムって実際どんなものなんでしょうか?

 

こういった質問について、お答えします。 

 

この記事を読むメリット

  • 役所の「決裁」システムのイメージが広がる

 

 

元県庁職員、公務員歴14年の

ストーリークリエイター

ハル(@harumizuki423)です。

 

 

役所では、

  • 予算を執行する
  • 関係機関に通知・依頼文を送る
  • 国への補助金申請・実績報告する
  • 出張をおこなう
  • 休暇をとる

のように、小さいものから

大きなものまで上司の許可、

「決裁」が必要です。

 

 

めちゃくちゃ簡単にいうと、

書類を作って、

「これOK!許可したよ!」

ハンコを押してもらうことが「決裁」です。

 

今回はそんな

「決裁」のシステムについて

説明していきます。

 

 

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「決裁」とは

権限を持っている上位者が、部下の提出した案の可否を決めること。(コトバンクホームページより)

 

下の関連記事でも「決裁」については

少しお話ししましたが結構苦労します!

 

▼関連記事

役職が上の人には従うしかない?公務員のピラミッド構造の文化とは

 

 

 

「決裁」についての現役・元公務員の感想

上司によりますが、手直しの回数がハンパ無いです。課長の指示を受けて直したところを部長が見て「これは違う」と覆るみたいなこともありますね。役職の下から上の方に順番にハンコを押してもらうんですが、時間がかかります。出張や休暇を取られていることもありますし。

 

民間企業と比べて(といっても民間もいろいろだと思いますが)、感覚的には縦と横が1階層ずつ多いですね。

民間企業は、自分のチームリーダーと課長、会計の担当と責任者の2×2が民間のイメージ対して役所は課長補佐が間にいるのと、部局の経理を担当してい課があってそこの承認も必要なので3×3です。

 

電子決裁が導入されてるものもあるんですけど、マジで手間です。いちいちPDFとかで読み込まないといけないし。
あと、電子決裁はめちゃめちゃ見にくいです!文書決裁より電子決裁の方がチェック漏れすると個人的には思います。

役所は部署にもよると思いますが、決裁者が多いですね。

 

細かい情報共有ができるのは、決裁システムの良い面でもあります。あと、みんなで知恵を絞って企画書のクオリティが上がった時は、「チームで仕事してる感」が感じられるところもあります。

 

 

「決裁」の手順

あなたが就活支援セミナーの担当者になったとしましょう。

まず、セミナーの内容を考えてそれを文書にします。

 

そこで文書のタイトルと決裁状況がわかる

起案表をつけます。

そこに載っているのは、

「係員(自分以外に2人)→係長→課長補佐→課長」の5人の許可・ハンコをもらう必要があるということです。

 

係長の指示で修正したところが

課長補佐や課長の指示で修正となることもあります。

「せーの!」で一緒にハンコを押すための会議もありません。

担当者が全て説明していくことになります。

 

このセミナーの企画決定の決裁の場合は、

経理・支払い担当者にハンコをもらう必要はありません。

部長にも伺うこともないでしょう。

 

しかし、国への補助金申請や実績報告だと

あと5人ほど関係してくることもあります

10人ほどのハンコをもらうことが必要です。

 

 

 

まとめ

  1. 決裁をしているうちに手直しが何度も生じることがある
  2. ハンコを押してほしい上司が出張や休暇でいない時もある
  3. 役所の意思決定は時間がかかるシステムになっている

 

若手職員からすると、決裁権もなく

裁量が与えられないことも多いです。

 

組織決定をクリアするには、

コミュニケーション力と

プレゼン・説明力が必要になります。

 

 

係や課というより、

「失業率を昨年よりも下げる」などの

「プロジェクトチーム」も作って

裁量を委ねることができたら

チェックする人も減り意思決定の

スピード感も増すと思います。

今のピラミッド構造では限界があるというのが

個人的な感想です。

 

 

それでは、今回は以上となります。

ありがとうございました。

 

 

ハル(@harumizuki423

 

 

 

 

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ABOUTこの記事をかいた人

HARU/ストーリークリエイター

35歳、2児の父だけど公務員歴14年で退職してフリーランスに。著書『グッバイ公務員』を書籍化するためクラウドファンディングを行ったところ、38日間で115人から609,806円を支援してもらいSUCCESS!!/”安定を捨てての挑戦”を身をもって示します。職業:ストーリークリエイター