これは依頼?パワハラ?公務員の仕事内容「照会業務」とは

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公務員志望のアキコさん
元公務員のハルさんに質問です。公務員、役所って仕事が様々で部署も多いですよね。国や県庁、市町村役場、各部署や組織を超えていろんな調査依頼が来ると思います。どんな依頼が来るんでしょうか?参考に教えてもらえませんか?

 

こういった質問について、お答えします。 

 

この記事を読むメリット

  • 部署・組織を超えてやって来る「照会業務」のことがイメージできるようになる

 

 

元県庁職員、公務員歴14年の

ストーリークリエイター

ハル(harumizuki423)です。

 

 

役所の中で職員がどんな仕事をしているのか

イマイチわからないと思います。

 

 

質問をいただいたように

役所内の他の部署や

国・県庁・市町村役場を

超えていろんな依頼がきます。

 

 

今回は、

「照会業務」について

説明をしていきます。

 

 

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公務員業界で有名な「照会業務」とは

「国や他の課からの作業のお願いが多い!」

公務員として働いているとき、

すごく感じていたことです。

 

 

それぞれの担当課にはそれぞれのミッションがあり、

広報担当なら自分の自治体のことをPRして

おでかけで来てくれる人や、興味を持ってくれる人を

増やすことだったり、

このまちに住めていて嬉しいなって思ってもらうこと。

 

女性活躍支援の担当なら、

女性の就業率をあげて自己実現を

サポートすることだったりします。

 

 

しかし、これとは関係のない仕事が

上から、横から頻繁に入ってきます。

 

まさに、これこそが

公務員業界で有名な「照会業務」

 

 

国や役所の総務系、内部管理系の部署が

各課に「照会」をして来るんですが、

その取りまとめや回答に割かれる時間は、

 

職員のマンパワーの4分の1から3分の1程度、

場合によっては半分以上はその対応に

追われている人もいるかもしれません。

 

 

「照会業務」の内容

内容としては、

  • 国からもらっている予算の執行状況を国へ報告
  • 購入した事務用品や備品にどの程度リサイクル品を使っているか
  • 広報誌に掲載希望するイベントの報告
  • 事業の契約時期
  • PR冊子を作るからイベント時の写真がほしい などなど

 

「これは確かに必要だ!」と思うものもあれば、

「これ必要なのかな?

毎年やってるだけでもういらないんじゃ?」

ということまで、

「照会」という仕組みを使って依頼されます。

 

 

「照会業務」をするときに注意すべきこと

課のミッションと直接的に関係のない「照会業務」は

仕事の生産性を下げてしまいますよね。

 

 

役所に50の課があるとして、

1件30分の「照会」をすると、

全体で50×30=1500分(25時間)の仕事になります。

 

 

25時間だと3.2日分の業務に相当します。

全体で見れば相当なコストをかけて

この1件30分の仕事をしています。

 

 

「1件30分だからいいじゃん」ではなく、

相手の職員の貴重な勤務時間を

もらっているという意識を持って

「照会」をする必要があります。

 

 

ある課が自由に他の50課に

  • 答えてほしい項目
  • 締め切り・期限

を決めて作業を強いてしまえるわけですから。

 

 

公務員業界で働いている人は、

真面目な人が多いです。

言われた仕事や依頼されたことは

あまり不満を言わず黙々とこなしています。

 

でも、勤務時間は有限。

住民のために各部署はミッションを

クリアするために働いています。

 

 

内部の人間関係がまずくなるとかを

気にしている場合ではなく

意味不明で目的がわからない「照会」については

質問やクレームを入れる必要もあります。

 

 

しかし、多くの公務員はこれができません。

  • 評価が落ちるかもしれない
  • 人間関係が悪くなって居づらくなるかもしれない

言いたいけど黙って丁寧に取り組んでいる人もいます。

 

 

まとめ

  1. 「照会業務」は依頼だけど、実態は強制的なもの
  2. 相手の職員の時間を奪っていることを自覚して行うべき
  3. 毎年やっている「照会」でも時代に合わせて無くす、改善できないかを考えるべき

 

 

ぼく個人としては、

質問やクレームを入れる時もあって

いいと思います。

 

無駄な仕事を減らして

本来クリアすべきミッションを

達成しないといけないですから。

 

 

「黙々と真面目に仕事をやることが

実は行政のコストを上昇させているのかも」

 

 

この感覚をもって、

若手でも勇気を持って

「これはなんのためにやってるんですか?」

質問をしてもらいたいです。

 

まちをより良くするために、

ミッションをクリアするために働きたい人に

ぜひ公務員を希望してもらいたいなと思います。

 

 

それでは、今回は以上となります。

ありがとうございました。

 

 

ハル(harumizuki423

 

 

 

 

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ABOUTこの記事をかいた人

HARU/ストーリークリエイター

35歳、2児の父だけど公務員歴14年で退職してフリーランスに。著書『グッバイ公務員』を書籍化するためクラウドファンディングを行ったところ、38日間で115人から609,806円を支援してもらいSUCCESS!!/”安定を捨てての挑戦”を身をもって示します。職業:ストーリークリエイター